Die Planungen für eine Klassenfahrt können mitunter schon bis zu einem ganzen Jahr andauern. In dieser Vorbereitungszeit, sowie unmittelbar vor dem Antritt der Reise sind wichtige Dokumente einzufordern und auszustellen. Diese müssen entweder dem Lehrer ausgehändigt werden, oder vom Schüler selbst für die Dauer der Reise mitgeführt werden.
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Ein Elternbrief bezüglich der Einverständniserklärungen
Bei den Dokumenten, die im Rahmen der geplanten Reise eingefordert werden, geht es vor allem um die Absicherung. Meistens werden Sie als Eltern im Rahmen eines Elternbriefes auf alle wichtigen und notwendigen Maßnahmen informiert. Sie erhalten darüber hinaus Informationen über das Reiseziel, das Transportmittel, die gewählte Unterkunft, mögliche Aktivitäten, den Reisetermin und natürlich auch die Kosten. Meist dient der erste Elternbrief der reinen Information und wird Ihnen in aller Regel ca. ein halbes Jahr vor der geplanten Reise zugehen. Eine schriftliche Einverständniserklärung der Eltern oder Erziehungsberechtigten liegt normalerweise auch bereits bei. Viele Schulen verlangen auch gleichzeitig das Überweisen einer ersten Rate für die Gesamtkosten der geplanten Reise. Der zweite Elternbrief folgt dann etwa zwei bis drei Wochen vor dem Reisetermin und beinhaltet eine Einverständniserklärung für sportliche Aktivitäten. Hierzu zählen beispielsweise Sportarten wie das Schwimmen oder Fahrradfahren.
Die Telefon- und Kontaktliste
Eine Liste aller bedeutsamen Telefonnummern ist sicherlich ratsam und unabdingbar. Diese sollte stets griffbereit sein und die privaten und dienstlichen Nummern der Schulleitung, Nummern der Begleitpersonen, der Schüler der gesamten Klasse, sowie die Kontaktdaten des Hotels und ggf. des Reiseveranstalters beinhalten. Auch hier ist eine gute Planung das A und O. Lehrer sollten die Schüler früh genug um das Ausfüllen der Liste bitten, damit es nicht zu fehlenden Informationen oder Engpässen vor dem Reiseantritt kommen kann.
Die schriftliche Belehrung
Lehrer sollten Ihre Schüler vor der Reise ausführlich über wichtige Dinge informieren. Dazu zählen zum Beispiel der korrekte Umgang bei der Nutzung von Verkehrsmitteln, Alkoholgenuss, die Pflicht sich beim Lehrer an- und abzumelden, notwendige Impfungen, die richtige Aufbewahrung von Bargeld und Wertgegenständen im Allgemeinen und individuelle Vorkehrungsmaßnahmen. Viele Schüler verlieren schnell das Interesse, wenn sie mit Informationen überflutet werden. Daher sollten die Punkte nur kurz angerissen werden und eine ausführliche Information als Handout zur Verfügung gestellt werden. Es kann sein, dass die Kenntnisnahme der schriftlichen Belehrung durch eine Unterschrift der Schüler, oder bei minderjährigen Schülern, von den Erziehungsberechtigten, bestätigt werden muss. Auch wenn es vielleicht nervtötend erscheint: Je besser und umfangreicher die Planung stattfindet, umso entspannter fällt später die Klassenfahrt für alle Beteiligten (Lehrer, Schüler und Eltern) aus.